10 червня 2023 в рамках проєкту “Академія лідерства для дівчат 3.0” відбулась заключна зустріч на тему: “Проєктний менеджмент: від основ до командотворення”. Запрошеною спікеркою стала Олександра Гондюл, координаторка проєктів Ukrainian Women Entrepreneurs Hub (CSR Ukraine), дослідниця гейміфікації, інновацій та сталого розвитку, тренерка із суспільних комунікацій.
Перш за все, Олександра зазначила, що проєктний менеджмент – це комплексне поняття і доволі часто проєктні менеджери та менеджерки є “проблемо-вирішувачами/-ками”.
Будь-який проєкт починається з людей та проблеми, що їх турбує і яку вони прагнуть розв’язати. Експертка пояснила, що проблема, на вирішення якої спрямований проєкт, може бути як локальною, так і глобальною, наприклад: локальна проблема на рівні конкретної громади – низька обізнаність учнів та учениць 9-А класу Загальноосвітньої школи №1 м. Запоріжжя щодо питань гендерної рівності або ж локальна проблема на рівні міста – низький рівень обізнаності жителів та жительок м. Краматорськ щодо роздільного сортування сміття.
“Варто пам’ятати, що одна проблема матиме різні форми вирішення для різних цільових аудиторій. Саме тому дуже важливо чітко розуміти, хто наша цільова аудиторія аби правильно підібрати рішення для того, чи іншого її “болю””, – каже Олександра.
Важливим у визначенні цільової аудиторії є людиноцентрований підхід, а саме дослідження та аналіз аудиторії через такі інструменти, як:
- Карта емпатії
- Дизайн-мислення
- Опитування
- Фокус-групи
- Інтерв'ю
Олександра наголосила, що “Не потрібно вигадувати проблему замість цільової аудиторії, адже саме на основі реального аналізу, дослідження і розуміння її болів та викликів, з якими вона стикається, ми можемо чітко виокремити відповідну проблему та вирішити її найкращим способом”. Також вона зазначила, що “при визначенні цільової аудиторії ми маємо чітко та конкретно описати її, це може бути: вік, місто, в якому вона проживає, ситуація, в якій перебуває, проблема, що потребує розв’язання тощо”.
Щодо пошуку рішень проблеми спікерка радить використовувати такі методики, як:
- Брейнстормінг
- Кроссекторальність (поєднання різних сфер у рамках проєкту)
- Метод Діснея (набуття трьох ролей – мрійника/ці, реаліста/ки та критика/ині в рамках напрацювання та відбору найкращої ідеї та концепції проєкту)
Для формування плану дій щодо реалізації проєкту Олександра представила такі інструменти, як: діаграма Ганта (показує основні завдання, відповідальну особу та дедлайни їх виконання), Trello та Scrum Board.
Складання бюджету – важливий етап реалізації будь-якого проєкту. Спікерка наполягає на тому, що потрібно чітко та раціонально прописувати основні статті витрат, не забуваючи про їхнє ціннісне обґрунтування. Ними можуть бути, як приклад:
- Адмінвитрати
- Комунікації
- Фото та відео
- Дизайн
- Локація
- Кейтеринг
- Канцелярія
- Поліграфія
- …
Олександра говорить, що досить часто проєкти громадським організаціям або молодіжним ініціативам доводиться реалізовувати з обмеженими фінансовими ресурсами або без них взагалі. У таких випадках особливу увагу потрібно звертати на наступні моменти:
- Проєкт має зацікавити аудиторію = закрити певний її біль
- Не потрібно боятись або соромитись використовувати власні контакти / ресурси
- Подумайте про те, кому може бути цікаве залучення до вашого проєкту на безоплатній основі для отримання досвіду для власного портфоліо (дизайнер/-ка, наприклад)
- При контактуванні з потенційними спікерами/-ками робіть акцент на актуальності й важливості проєкту
- Не відкидайте online-формат
Найголовніше, на що звертає увагу спікерка: “Не варто боятися пробуват!, бо як казав відомий математик Джордж Данциг: “Неможливо – це лише думка!””
При цьому не варто забувати й про ризик-менеджмент, адже “варто бути аналітиками/-нями, дослідниками/-цями, а не лише мрійниками/-цями! Потрібно завжди пропрацьовувати ризики – виписувати їх та розробляти відповідні стратегії боротьби та запобігання, адже це допомагає якісно підготуватись до форс-мажорів та швидко адаптуватися до будь-яких змін, впроваджуючи проєкт на високому рівні”.
Незважаючи на усі ризики та виклики, експертка наголошує, що “Навіть якщо ви наразі не впевнені в успіху вашого проєкту, це не має стати на заваді його реалізації, адже якщо ви не спробуєте, то не дізнаєтесь. Пам’ятайте, що віра команди у свій проєкт – це 70% успіху!”
Що ж до побудови команди, спікерка радить враховувати:
- Спільне бачення і розуміння мети
- Суперсили її членів/-кинь
- Необхідність у чіткому розподілі обов'язків
- Встановлення правил взаємодії
- Розробку системи моніторингу проміжних результатів
- Наявність зворотнього зв’язку від лідера/-ки команди та її членів/-кинь
- Бажання у всіх членів/-кинь до росту та навчання
- Спільні традиції та ритуали
“Варто пам’ятати, що команда має доповнювати навички тім-лідера/-ерки (“якщо ви найрозумніші в кімнаті, час змінити кімнату!”). Слід усе уточнити на "березі" та нормально реагувати на факапи, а також не забувати дякувати та цінувати свою команду та кожного/-ну в ній”. Під час реалізації будь-яких проєктів потрібно користуватися правилом: “Планувати, діяти, святкувати, мріяти”, – каже Олександра
Після майтсре-класу щодо проєктного менеджменту від запрошеної експертки, учасниць отримали можливість презентувтаи свої проєкти запрошеному журі, а три ідеї після доопрацювання були підтримані ГО “Жігоча Ліга” в реалізації. Деталі щодо проєктів в наступних статтях :)
Матеріал підготувала Наталія Баліцька, проєктна менеджерка ГО "Жіноча Ліга"